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現代電腦文書趨勢 PDF檔案版面不走調 呈現最正確的格式

記者張辰卿/台北報導

不知道你有沒有過這種經驗,台上的人準備進行報告時,簡報一打開整個版面格式都亂了,為什麼會這樣?其實在日常生活中常會發現Word、PowerPoint等文書處理軟體在自己的電腦上版面都呈現正常,但到了別的電腦格式就會亂掉,原因可能是因為這兩台電腦版本不同,我的是Mac系統,你的是Windows系統,所以你的檔案在我的電腦上打開就會出現跑版的情形。

為了避免這種窘境發生,在完成檔案編輯後,大家都會習慣存為PDF檔,不管是學生交作業、教授課堂簡報、會議方案報告都能呈現最正確的格式。

▲慎選工具,避免造成資料外洩的風險。(圖/業者提供)

PDF檔案的最大好處在於,會將原檔內的文字、表格、圖片都嵌入在檔案中,並且支援多個電腦版本,因此就算同個檔案在不同電腦中開啟,也不再有跑版的問題出現。且不僅文件能轉檔, 圖片轉PDF 也沒問題,設計師將圖檔轉為PDF後不僅版面不會走調,更能避免其他人在檢視的過程中不小心移動到圖片內容。

正因為PDF的好處是將檔案的內容都嵌入,因此無法輕易在檔案中進行修改,PDF編輯PDF轉檔 也變成使用者們最大的問題,想要修改內容卻沒有原檔也無法直接編輯,難道PDF真的不能直接編輯或再轉回原檔嗎?

如果是一般的PDF檔確實無法輕易轉為原檔,這也是PDF檔案會成為現代電腦文書趨勢的原因,許多線上論文、電子簽約文件、加密檔案都會使用PDF檔,除了上述提到的維持版面與支持不同電腦版本外,也是為了避免被盜用或輕易遭他人修改,更可以確保檔案的原創性。

當然,若想要直接修改PDF檔案或是轉回原始檔並不是真的沒有辦法,但這時候你會需要一個「PDF編輯器」來協助你,需要原檔案的人可以直接轉回原檔,想要更有效率編輯內容的人,可以透過編輯器直接進行頁面編輯;除了以上這兩種功能之外,我們常看到企業文件與學術論文上的  浮水印,也是可以利用編輯器製作的,基本上浮水印就像標籤,不僅能保護原著的版權,也可防止被有心人士竊取。

每個PDF編輯器功能都不同,包含加密文件功能、多個  PDF檔案合併 PDF壓縮、多種閱讀模式、另存合併副本防止檔案遭編輯等等,使用者可以依據自己的需求,尋找適合的編輯器。要注意的是,雖然網路上有許多PDF編輯器工具提供免費使用,但一定要慎選工具,或是盡量不要用來處理重要的資料檔案,以避免造成資料外洩的風險。

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